چرا کافه‌ها ورشکست می‌شوند؟ اشتباهات مدیریت نقدینگی

آیا تا به حال دیده‌اید کافه‌ای که قهوه‌های عالی دارد، دکورش بی‌نظیر است و مشتری هم دارد، اما ناگهان بعد از یک سال جمع می‌کند؟ شاید با خودتان بگویید: حتما مشتری‌هایش کم شده بود. اما واقعیت در اکوسیستم کافه‌داری ایران تلخ‌تر از این حرف‌هاست.

تحلیل‌ها نشان می‌دهد دلیل اصلی شکست ۶۰٪ از کافه‌ها در دو سال اول، کیفیت بد قهوه یا نبود مشتری نیست؛ بلکه به خاطر «مدیریت نادرست نقدینگی» است. کافه شما می‌تواند یک کافه پرمشتری باشد، منوی عالی داشته باشد و حتی روی کاغذ سودآور باشد؛ اما در عمل شما نتوانید اجاره، حقوق و تأمین‌کنندگان را به‌موقع بپردازید.

همین کمبود نقد باعث می‌شود اعتبارتان را از دست بدهید، تأمین‌کنندگان قطع همکاری کنند، کیفیت افت کرده، مشتری‌ها ریزش کنند و نهایتا مجبور به تعطیل کردن آن شوید. در اینجا ۵ اشتباه مرگبار را بررسی می‌کنیم که مدیران کافه ناخواسته مرتکب می‌شوند و در نهایت، یک راهکار هوشمندانه مالی برای حفظ نقدینگی معرفی می‌کنیم.

علل ورشکست شدن کافه ها

۱. نداشتن سیستم رصد روزانه

بسیاری از کافه‌دارها، مخصوصا در سال اول، حساب‌وکتاب دقیق ندارند و نمی‌دانند امروز دقیقا چقدر پول به دارایی آنها اضافه شده و چقدر برای خریدهای ریز (اسنپ، مواد شوینده، صبحانه پرسنل و…) هزینه شده است.

وقتی ثبت دقیق ندارید، گلوگاه‌های نقدینگی را نمی‌بینید. نمی‌دانید کدام روزهای هفته واقعا ضرر می‌دهید، کدوم محصولات واقعا سودده یا زیان‌ده هستند یا کدام هزینه‌های کوچک مثل موریانه سود شما را می‌خورند. شما فقط می‌بینید که دخل و خرج همخوانی ندارد اما نمی‌دانید چرا.

چطوری بفهمم دچار این مشکلم؟

✗ گاهی وقت‌ها در صندوق کسری پول دارید ولی علت آن را نمیدانید

✗ آخر هر ماه نمی‌دانید دقیقا چقدر سود کردید

✗ حسابدارتان فقط می‌گوید ماه خوبی بود یا ماه بدی بود ولی عدد دقیق ندارد

✗ برای تصمیم‌های مالی فقط به موجودی حساب بانکی نگاه می‌کنید

✗ چک هایتان گاها برگشت می‌خورند چون تاریخ سررسیدشان را فراموش کرده اید

اگه 3 تا یا بیشتر از این نشونه‌ها را دارید، یعنی در خطر هستید.

✅ راهکار مدیریتی:

مدیریت بدون عدد، یعنی رانندگی با چشم بسته.

یک نرم‌افزار حسابداری (حتی ساده) تهیه کنید.
روزانه تمام فروش‌ها (نقدی، کارت، آنلاین) را ثبت کنید
تمام هزینه‌های روزانه (حتی 10 هزار تومان) را نیز ثبت کنید
تمام برداشت‌های شخصی را نیز یادداشت کنید
یک فایل اکسل برای ردیابی بدهی‌ها و طلب‌ها تهیه کنید.
هر ماه ۳ گزارش صورت سود و زیان، صورت جریان وجوه نقد و ترازنامه را چک کنید

۲. قیمت‌گذاری احساسی

آیا قیمت لته را بر اساس قیمت کافه خیابان روبرویی تعیین کرده‌اید؟ یا بر اساس حسی که می‌گوید مشتری چقدر حاضر است پول بدهد؟ این بزرگترین دامی است که در آن می‌افتید.

شما هزینه تمام شده آیتم‌ها را دقیق نمی‌دانید. شاید فکر کنید سود می‌کنید، اما وقتی هزینه دورریز شیر، برق دستگاه، استهلاک، اجاره و مالیات را روی هر فنجان سرشکن کنید، می‌بینید که یک آیتم پرفروش، عملا زیان‌ده است! بسیاری از کافه‌ها متوجه نمی‌شوند که پرفروش‌ترین محصولشان، کم‌سودترین یا حتی زیان‌ده‌ترین محصول است!در این حالت، هرچه بیشتر بفروشید، زودتر ورشکست می‌شوید.

راهکار مدیریتی:

برای تک‌تک آیتم‌های منو یا 10-15 آیتم پرفروش، قیمت تمام شده واقعی را محاسبه کنید. اگر آیتمی حاشیه سود پایینی دارد، یا قیمتش را اصلاح کنید یا با بی‌رحمی از منو حذفش کنید.

مثال: کاپوچینو متوسط

مواد اولیه:

قهوه (18 گرم): 12,000 تومان
شیر (200 میلی‌لیتر): 6,000 تومان
سیروپ (اختیاری، 10ml): 1,500 تومان
لیوان یکبار مصرف و درب: 2,500 تومان
دورریز و ضایعات (5%): 1,100 تومان جمع COGS: 23,100 تومان

قیمت فروش: 80,000 تومان حاشیه سود ناخالص: 56,900 تومان (71%) درصد COGS: 29%

خوب به نظر می‌رسد؛ اما هنوز تموم نشده!

هزینه‌های غیرمستقیم (سربار):

سهم اجاره: 12,000 تومان
سهم حقوق: 15,000 تومان
سهم آب، برق، گاز، اینترنت: 4,000 تومان
سهم استهلاک دستگاه: 5,000 تومان
سهم بازاریابی: 3,000 تومان جمع سربار: 39,000 تومان

سود خالص واقعی: 17,900 تومان (22%)

حالا می‌بینید چرا با فروش خوب هم گاهی پول ندارید!

۳. دامِ هزینه‌های ثابت

در اقتصاد تورمی، خیلی‌ها به امید فروش رویایی در آینده، قراردادهای اجاره سنگین می‌بندند یا پرسنل زیادی استخدام می‌کنند. اما کارشناسان مالی صنعت غذا و نوشیدنی معتقدند مجموع هزینه‌های ثابت (اجاره، شارژ، حقوق ثابت) نباید بیشتر از ۲۵٪ تا ۳۰٪ فروش واقعی شما باشد.

وقتی اجاره شما ۴۰٪ درآمدتان را می‌بلعد، با کوچکترین رکود بازار، قطعی اینترنت یا افت فروش فصلی مثل ماه رمضان یا محرم، نقدینگی شما خشک می‌شود و وارد چرخه بدهی می‌شوید.

راهکار نجات: قبل از امضای هر قرارداد، سناریوی بدبینانه کاهش ۳۰٪ فروش را تست کنید. آیا در بدترین ماه سال هم می‌توانید اجاره را بدهید؟ اگر نه، آن قرارداد امضای حکم ورشکستگی است.

۴. حبس کردن پول نقد در انبار

این شاید رایج‌ترین و استراتژیک‌ترین اشتباه مدیران ایرانی باشد که از جهتی قابل درک هم هست. مدیر کافه از ترس گرانی و تورم، انبارش را پر از مواد اولیه می‌کند یا پول نقدش را صرف خرید مواد مصرفی، دستگاه‌های جدید و کارتن‌های لیوان می‌کند.

حالا اشتباه کار کجاست؟ موجودی انبار یعنی پولِ خوابیده. وقتی شما ۲۰ میلیون تومان نقد می‌دهید و ۵۰ کارتن لیوان کاغذی می‌خرید که قرار است در ۴ ماه مصرف شود، عملا ۲۰ میلیون تومان از اکسیژن کافه خود را حبس کرده‌اید. آن هم در حالی که آخر ماه برای پرداخت حقوق پرسنل دچار مشکل می‌شوید و باید از دوست و آشنا قرض بگیرید!

برای مدیریت مالی بهتر، پیشنهاد می‌کنیم نقدینگی را برای هزینه‌های ضروری (اجاره و حقوق) نگه داشته و مواد مصرفی و تجهیزات را اعتباری بخرید.

راهکار هوشمندانه: استفاده از اهرم خرید اقساطی

یک مدیر باهوش، نقدینگی‌اش را آتش نمی‌زند. به جای اینکه پول نقد ارزشمندتان را همین اول کار خرجِ خرید ظروف مصرفی کنید، می‌توانید از سرویس‌های خرید اعتباری استفاده کنید. ما در نیلاکاپ با درک چالش‌های نقدینگی کافه‌داران، این امکان را فراهم کرده‌ایم. شما می‌توانید تمام ظروف کاغذی و لیوان‌های مورد نیازتان را الان سفارش دهید اما هزینه‌ش را در اقساط ۴ ماهه پرداخت کنید.

این یعنی برد-برد:

جنس را به قیمت امروز خریده‌اید فرار از تورم آینده
پول نقدتان در جیبتان مانده برای پرداخت اجاره و حقوق.
عملا با پولی که از فروش قهوه در ماه‌های آینده به دست می‌آورید، قسط لیوان را می‌دهید (گردش سرمایه مثبت).

برای اطلاع از شرایط خرید اقساطی کلیک کنید

۵. خرج کردن بر اساس موجودیِ اپلیکیشن بانک!

بسیاری از مدیران، صبح موبایل‌بانک را چک می‌کنند، می‌بینند ۵۰ میلیون تومان موجودی دارند و تصمیم می‌گیرند دکور را عوض کنند یا دستگاه جدید بخرند! اما یادتان باشد موجودی بانک، پول شما نیست. آن پول احتمالا شامل چک‌هایی است که ۱۰ روز دیگر سررسید می‌شوند، مالیات فصلی، و پولی است که باید به تامین‌کننده و پرسنل بدهید. خرج کردن بدون نگاه به تعهدات آینده، تیر خلاص به کافه خودتان است.

✅ راهکار مدیریتی:

همیشه جدول جریان نقدینگی داشته باشید. این جدول به شما می‌گوید بعد از کسر تمام چک‌ها و بدهی‌های آینده، چقدر پول آزاد برای خرج کردن دارید. معمولاً این عدد خیلی کمتر از موجودی بانک است!

کلام آخر

ورشکستگی یک‌شبه اتفاق نمی‌افتد؛ نتیجه ماه‌ها خونریزیِ نقدینگی است که مدیر کافه آن را نادیده گرفته است. برای بقا در بازار امروز ایران، باید محافظه‌کارانه خرج کنید و هوشمندانه تأمین کنید. اگر می‌خواهید همین امروز اولین قدم را برای اصلاح جریان نقدینگی بردارید، پیشنهاد می‌کنیم فشار خرید نقدی ظروف را از روی دوش کافه بردارید و به جمع صدها مدیری بپیوندید که هوشمندانه و اعتباری خرید می‌کنند.

راهنمای خرید اقساطی ظروف کاغذی از نیلاکاپ